Организация режима коммерческой тайны

Что такое коммерческая тайна?

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны может быть распространен на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. К их числу может быть отнесена информация любого характера, в том числе результаты интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, сведения о способах осуществления профессиональной деятельности – например, содержание сделок с контрагентами, результаты исследований рынка, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки, потребность в товарах и услугах и т.д.

Не все сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне. Исключения - сведения в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и некоторые другие.

Зачем вводить режим коммерческой тайны?

По общему правилу информация, составляющая коммерческую тайну, предоставляется государственным органам в соответствии со ст. 6 Федерального закона «О коммерческой тайне». По мотивированному требованию государственного органа о предоставлении информации, составляющей коммерческую тайну, обладатель предоставляет ее на безвозмездной основе. Однако, закон предусматривает возможность обладателю конфиденциальной информации отказаться от ее представления. В случае отказа государственный орган вправе затребовать необходимую ему информацию только в судебном порядке.

Если организация сочтет, что истребование у нее информации, составляющей коммерческую тайну, может навредить ее интересам (например, из-за повышения риска ее утечки), она может отказаться от ее предоставления государственному органу. И тогда принудительное изъятие (выемка) такой информации без решения суда будет незаконной и станет основанием для привлечения виновных лиц к ответственности. Если силовики осуществят принудительное изъятие такой информации у компании без санкции суда, впоследствии они не смогут использовать ее в качестве доказательств, так как такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.

Однако для налоговиков предусмотрено исключение: законодательство не препятствует налоговикам осуществлять выемку документов и предметов в порядке ст. 94 НК РФ, даже если на них зафиксирована коммерческая тайна. Для этого им не надо получать специальную санкцию суда.

Выемка документов и предметов налоговыми органами производится только на основании мотивированного постановления, причем исключительно в случае непредставления затребованных документов либо при наличии реальной угрозы уничтожения, сокрытия, изменения или замены этих документов. Доказать необходимость произведения выемки при отсутствии указанных обстоятельств трудно, поэтому налоговым органам проще привлечь для проведения выемки предметов сотрудников МВД, для которых подобных ограничений нет. При проведении выездных налоговых проверок в состав проверяющих часто включаются и представители МВД России, которые активно участвуют в ней, а при необходимости «содействуют» в изъятии документов и предметов. Единственным препятствием для МВД может стать введение режима коммерческой тайны.

Кроме того, введенный режим коммерческой тайны позволит привлечь к ответственности сотрудника или контрагента, разгласившего такую информацию. Сотрудника возможно уволить по статье 81 ТК РФ, а при крупном ущербе привлечь к уголовной ответственности по статьям 183 или 272 УК РФ.

После установления организацией режима коммерческой тайны конфиденциальность подпадающих под действие режима сведений охраняется законом, как и интересы организации, связанные с неразглашением этих сведений (в т.ч. из-за необоснованного изъятия со стороны контролирующих органов, доведения до сведения контрагентов и т.п.).

Согласно п. 1 ст. 14 Закона о коммерческой тайне лица, необоснованно получившие доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, могут понести за это дисциплинарную, гражданско-правовую, материальную, административную или даже уголовную ответственность.

Организация режима коммерческой тайны

На деле внедрение режима коммерческой тайны - довольно трудоемкий процесс, который требует профессионального подхода. Процедура установления режима коммерческой тайны установлена законом, при несоблюдении условий режим не будет считаться установленным, а соответствующая информация не получит защиты. Чтобы режим охраны информации начал действовать, необходимо выполнить обязательные условия, связанных с обеспечением конфиденциальности информации. Их необходимо закрепить в Положении или Инструкции, которые утверждаются приказом генерального директора.

1. Определить перечень сведений конфиденциального характера, которые будут составлять коммерческую тайну организации. Судя по опыту работы компании СОВИТ, целесообразно отнести к коммерческой тайне условия сделок между организацией и ее контрагентами, содержащиеся в договорах, актах и счетах, внутренние отчеты о проделанной работе, бухгалтерские справки, условия эксклюзивных коммерческих предложений, сведения о потребности клиентов в товарах и услугах и т.п.

При определении перечня информации, составляющей коммерческую тайну не всегда обязательно ссылаться на видовые признаки соответствующих сведений – можно ограничиться и их общими характеристиками: например, содержание протоколов деловых переговоров между сотрудниками организации и представителями бизнес-партнеров.

2. Ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Необходимо ввести специальные правила маркировки и хранения материальных носителей информации с коммерческой тайной (документы и жесткие диски с грифом «Коммерческая тайна» необходимо хранить в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним). Работники компании должны быть наделены полномочиями по работе с коммерческой тайной. Вопрос о полномочиях работников решается двумя способами: наделить каждого конкретного сотрудника определенными правами на работу с конфиденциальной информацией или ограничить доступ сотрудников к коммерческой тайне в зависимости от занимаемой сотрудником должности (ролевой доступ). Необходимо определить сотрудников, ответственных за соблюдение режима коммерческой тайны в организации и установить ответственность за разглашение такой информации. В трудовые договоры с сотрудниками следует внести дополнения об обязанности соблюдения действующего в организации режима коммерческой тайны.

3. Владельцу конфиденциальной информации необходимо вести учет лиц, которым она предоставляется или передается. На практике ведение подобного учета обычно достигается путем утверждения списков сотрудников и перечней контрагентов, с которыми подписаны соглашения о неразглашении (NDA).

4. На основе разработанных документов необходимо внести соответствующие изменения в должностные инструкции, положения об отделах (структурных подразделениях) и иную организационно-распорядительную документацию компании. В договоры с контрагентами необходимо внести пункт о том, что все сведения, связанные с договором и его исполнением, являются конфиденциальными и подлежат передаче и разглашению третьим лицам (за исключением государственных органов) только по обоюдному согласию сторон. Еще лучше разработать типовую форму NDA с контрагентами и передавать сведения, составляющие коммерческую тайну, по акту или протоколу доступа в рамках такого NDA.

5. Ознакомить под роспись всех сотрудников компании (работающих и принимаемых на работу) с разработанными документами и взять у каждого работника письменное обязательство по сохранению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну. Требование работодателя к работнику сохранять коммерческую тайну организации после увольнения неправомерно, т.к. трудовые отношения с работником заканчиваются в момент истечения трудового договора.

6. Создать работникам все условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны. Как правило, необходимы условия - создание возможности хранить документы с коммерческой тайной в запираемом месте; обеспечение доступа к компьютеру и локальной сети по персональному логину и паролю; наличие перечня сведений, составляющих коммерческую тайну; использование средств защиты и контроля и т. д.

7. Если в компании используется система мониторинга действий сотрудников или система предотвращения утечек данных (DLP), необходимо легализовать их использование и выстроить четкую позицию для отражения возможных претензий работников по нарушению тайны переписки, неприкосновенности частной жизни, чести и доброго имени и т.п.

8. После введения режима коммерческой тайны желательно провести с работниками обучение, на которых разъяснить необходимость введения режима коммерческой тайны, его суть, важность соблюдения режима, ответственность и т. д. Полезно выдать сотрудникам Памятки о важности сохранения коммерческой тайны компании. Необходимость мероприятий обусловлена тем, что многие работники порой не понимают возможной ответственности и ущерба, который они нанесут компании из-за разглашения коммерческой тайны. Наличие подписи работника в обязательстве не гарантирует понимания сути и важности введенного режима.

Только при реализации всех вышеперечисленных мер режим коммерческой тайны будет считаться установленным, и у компании появится возможность защищать информацию от разглашения и привлекать виновных к ответственности.

Перед введением режима желательно определиться с целями введения режима, изучить судебную практику по привлечению к ответственности виновных за разглашение, а также опыт других компаний по установлению режима. Если у компании существует реальная потребность в установлении режима коммерческой тайны и защите конфиденциальности такой информации, доверить проведение процедур желательно опытным консультантам.

Последствия разглашения коммерческой тайны

Общие последствия незаконного получения и разглашения конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну, определены действующим законодательством.

В соответствии с ч. 2. ст. 139 Гражданского кодекса РФ лица, получившие информацию незаконными методами, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причинённые убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

В соответствии с подпунктом «в» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником, в случае разглашения последним сведений, составляющих коммерческую тайну. Судебная практика увольнения по ст. 81 ТК РФ за разглашение обширна. Причем, суды выносят решения, как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Изучайте и учитывайте практику в своей работе.

Административная ответственность за разглашение информации с ограниченным доступом возникает в соответствии со ст. 13. 14 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Данное правонарушение влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц - от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

Кроме того, в соответствии со ст. 183 Уголовного кодекса РФ возможна уголовная ответственность лиц, виновных в незаконном получении и разглашении сведений, составляющих коммерческую тайну. По данной статье предусмотрена ответственность в виде штрафа до восьмидесяти тысяч рублей вплоть до лишения свободы на срок до десяти лет.

Материалы по теме:

Типовые недостатки NDA

Блог автора

Сложности с введением режима коммерческой тайны? Сомневаетесь, что включать в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну? Как вести учет документов, носителей и допущенных сотрудников? Заполните форму обратной связи, напишите по адресу info@sovit.net или позвоните по телефону +7 (495) 120-25-30, и мы бесплатно пришлем Вам презентацию по введению режима коммерческой тайны и ссылки на судебную практику.